REGOLAMENTO DI ORGANIZZAZIONE DEL ROTARY CLUB DI ISERNIA

ART. 1 –  Organo amministrativo del club

 Il consiglio direttivo è l’organo amministrativo del Rotary Club di Isernia.
Il Consiglio direttivo è costituito dal Presidente del Rotary Club, che lo presiede, e da un numero di unità che non deve essere superiore al 20% (arrotondato aritmeticamente) dei soci attivi computando a tale fine anche il Presidente.
Nell’ambito della percentuale indicata, compongono  il Consiglio direttivo:

-  il presidente;

-  il past president;

-  il presidente  eletto (incoming president);

-  il presidente designato;

-  i soci eletti dall’Assemblea generale secondo le disposizioni dell’art.2 del presente Regolamento. 

I soci eletti assumono il rango di consiglieri e tra di  essi vengono distribuiti, a cura del Consiglio,  gli incarichi di vice presidente,  segretario, tesoriere e  prefetto. Le unità prive di incarico specifico rivestono un ruolo di staff.

 

ART.2 – Elezione del Consiglio Direttivo 

 
1 – In una riunione ordinaria convocata un mese prima di quella prevista per l’elezione dei dirigenti, il presidente  in carica dà notizia della data della tornata elettorale ed invita i soci del club che ne abbiano desiderio a candidarsi alla carica di presidente designato o ad una delle cariche dirigenziali (segretario; tesoriere; prefetto). Le candidature possono anche essere proposte da un comitato all’uopo costituitosi o da un gruppo di soci del club. Il comitato (o il gruppo di soci formatosi spontaneamente) segnala la proposta al presidente del club anche la sera stessa della votazione e questi rende noto ai presenti i nomi dei segnalati,  per le personali valutazioni.

 2 - I soci presenti all’Assemblea elettorale dovrebbero rappresentare almeno un terzo degli affiliati ma a giudizio del presidente in carica si darà corso alla votazione anche in presenza di una percentuale inferiore di affiliati.

 3 - Ai fini della votazione i nomi di tutti i soci sono composti in ordine alfabetico su una scheda preventivamente predisposta nel giusto numero di copie dal segretario (la scheda non contiene i nomi del presidente in carica e del presidente incoming, in quanto componenti di diritto dell’eleggendo consiglio direttivo). 

 4 - Il procedimento elettorale è gestito da un collegio elettorale nominato seduta stante dal presidente in carica e composto da tre soci che svolgeranno le funzioni di presidente di seggio e di scrutatori.

 5 - Il presidente del seggio vidima le schede e le fa distribuire evidenziando il carattere riservato della votazione e chiarendo:- che il numero di consiglieri da eleggere (in ossequio al disposto del precedente art.1/comma 1) deve essere pari al 20% dei soci attivi (arrotondato all’unità superiore in caso di cifra con virgola superiore al numero cinque) meno i due componenti di diritto;- che alla votazione partecipano tutti i soci attivi presenti (compresi ovviamente i presidenti) e non sono ammesse deleghe; - che il socio che risulterà aver ottenuto il gradimento più alto sarà chiamato a ricoprire la carica di “presidente designato”.

 6 – Al termine della votazione si procede allo scrutinio. Al termine il presidente di seggio dichiara eletti i soci che hanno raccolto il maggior numero di voti fino all’ultima posizione prevista, purché siano presenti nella serata della votazione. Il socio che ha raccolto il maggior numero di consensi è dichiarato “Presidente designato”.

 7 - Gli eletti si riuniscono immediatamente in luogo a parte unitamente ai tre componenti di diritto per assegnare gli incarichi di  vice presidente, segretario, tesoriere e prefetto.

 8 – La documentazione elettorale viene consegnata dal presidente di seggio al segretario del club per essere custodita in archivio, anche ai fini del successivo comma.

9 - In qualunque caso  venga a mancare un membro del direttivo eletto (dimissioni; morte; trasferimenti) subentra in consiglio il primo dei non eletti. Se l’unità venuta meno avrebbe dovuto ricoprire una carica (presidente, vice presidente, segretario, tesoriere, prefetto) la surroga deve essere effettuata all’interno del  consiglio direttivo incoming.

ART.3– Compiti del Consiglio Direttivo

1. Presidente. - Ha la rappresentanza ufficiale del club. Presiede le riunioni del club edel consiglio direttivo e  svolge le altre mansioni normalmente connesse al suo incarico.

2.  Presidente incoming e Presidente designato – Nell’ambito della partecipazione al consiglio direttivo svolgono specifiche mansioni individuate loro dal presidente del club o dal consiglio stesso.

3. Vice Presidente – In assenza del presidente ha il compito di presiedere le riunioni del club e del consiglio direttivo assumendo, su delega, la rappresentanza esterna del club.

4. Segretario – Ha il compito di: tenere aggiornato l’albo dei soci; registrare su “ruota” le presenze alle riunioni; diramare le convocazioni alle riunioni del club, del consiglio direttivo e delle commissioni; redigere e conservare i verbali di tali riunioni; compilare i rapporti richiesti dal R.I., inclusi i rapporti semestrali al 1° luglio e al 1° gennaio del suo anno di servizio, come pure i rapporti parziali al 1° ottobre e al 1° aprile per ogni socio attivo ammesso dopo l’inizio del semestre luglio-dicembre o gennaio-giugno; compilare i rapporti sui mutamenti della compagine dei soci; fornire il rapporto mensile di assiduità al Governatore distrettuale; svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo incarico.

5. Tesoriere – Ha il compito di custodire i fondi, dando rendiconto al club ogni anno e in qualsiasi altro momento gli venga richiesto dal Consiglio e di svolgere le altre mansioni peculiari al suo incarico. Al momento dell’avvicendamento il tesoriere deve consegnare al tesoriere entrante o al presidente tutti i fondi, i libri contabili o qualsiasi altro bene del club.

6. Prefetto – Custodisce le bandiere, i labari, i dispositivi musicali e l’oggettistica  ufficiale del club. Cura il cerimoniale e la predisposizione delle conviviali. Dispone la sistemazione dei posti di riguardo nelle cerimonie ufficiali. Dispone il necessario per la opportuna partecipazione e presenza ad eventi luttuosi. E’ il  Consegnatario pro tempore dei beni del club e li registra in un apposito inventario.


ART.4 – Riunioni

I soci, su convocazione del presidente in carica,  si riuniscono in:

1 – assemblea generale. Possibilmente entro il mese di ottobre di ogni anno, e comunque non oltre il successivo 15 dicembre, deve tenersi l’assemblea generale per l’elezione del consiglio direttivo. L’assemblea generale deve in ogni caso precedere la visita del Governatore distrettuale al club. Per tutte le questioni che ravvisa di particolare importanza, il Presidente può convocare i soci in assemblea generale

2 – riunione conviviale. Le riunioni ordinarie hanno luogo di norma il giorno di martedì. Il primo e terzo martedì del mese sono riservati per incontri conviviali, con inizio alle ore 20,30. Il secondo e quarto martedì sono riservati per incontri cosiddetti di “caminetto”, a partire dalle ore 20. Luogo di riunione è il Grand Hotel Europa – SS.17 – Km 17.800 – Isernia. Il consiglio direttivo può decidere di variare per particolari occasioni il luogo della conviviale. La variazione definitiva di sede deve essere approvata dall’assemblea generale mediante specifico referendum con modalità uguale alla elezione del consiglio.

3 – riunioni del consiglio direttivo. Il consiglio direttivo si riunisce di norma una volta al mese. Riunioni straordinarie sono convocate con  preavviso volante dal presidente ogni qualvolta lo ritenga necessario ma anche su richiesta di almeno due consiglieri. Per la validità delle riunioni del consiglio direttivo è necessaria la presenza della maggioranza dei suoi componenti.

4 – numero legale. Il numero necessario e sufficiente per la validità di pareri a qualsiasi titolo richiesti dal consiglio direttivo nel corso di una assemblea generale o nel corso di una riunione ordinaria è stabilito in un terzo dei soci presenti.   

ART.5 – Dispense

I soci che presentino al consiglio una domanda scritta, motivata da ragioni valide e sufficienti, possono ottenere un permesso che li dispensi dall’obbligo di partecipare alle riunioni del club per un determinato periodo di tempo.

ART.6  – Procedura di ammissione al club

1. Il nome di un potenziale socio (attivo o onorario), proposto da un socio  del club, va comunicato per iscritto al consiglio dal segretario. Un ex socio, o un socio proveniente da un altro club, può essere proposto come socio attivo dal club di provenienza. La proposta deve essere trattata con la massima riservatezza, eccetto quanto disposto in questa procedura.

2. Il consiglio, se lo ritiene,  trasmette per il parere la proposta alla commissione per l’effettivo perché si assicuri che la proposta soddisfi tutti i requisiti stabiliti dallo statuto del club in materia di ammissione (artt.6 e 7 Stat.)

3. Ricevuto riscontro, il consiglio approva o respinge la proposta nella prima riunione utile, informando il proponente della decisione tramite il segretario del club.

4. Se la decisione del consiglio è favorevole, il segretario comunica ai soci attivi l’interesse del candidato all’affiliazione al club invitandoli a fornire per iscritto eventuali, motivate obiezioni all’affiliazione.

5. Se entro dieci giorni dalla data di spedizione della comunicazione non pervengono riscontri negativi, il segretario invita il proponente a comunicare al candidato  gli obiettivi del Rotary, come anche i privilegi e le responsabilità derivanti dall’ammissione,   a firmare il modulo di iscrizione e a fornire tutti i  dati utili alla gestione amministrativa del club.

6. Qualora fossero presentate obiezioni, il consiglio deve esprimersi al riguardo nella riunione successiva. Se la candidatura è approvata nonostante le obiezioni, il presidente provvede, nella prima conviviale utile, alla presentazione del nuovo socio e alla consegna della tessera, del distintivo e del materiale informativo sul Rotary.

7. Il tesoriere provvede alla riscossione della quota di ammissione; il segretario provvede a comunicare al R.I. le coordinate del nuovo socio; il prefetto provvede ad affiancare al nuovo arrivato un socio che lo aiuti a integrarsi nel club e lo coinvolga nelle attività e nei progetti del club.8. Secondo quanto stabilito dal proprio statuto (art.6), compete al Consiglio direttivo fissare il periodo di affiliazione dei membri onorari del club. Tale periodo può essere costantemente prorogato. 

ART.7 – Quota di ammissione e quota sociale

Ogni socio del club, per potersi considerare tale, deve:a) versare una  quota di ammissione di settecento euro (€ 700)b) versare la quota sociale annua di seicento euro (€ 600) pagabile in due rate semestrali (il 1° luglio e 1° gennaio). Una parte di tale quota va in favore dell’abbonamento annuale alla rivista ufficiale del R.I. in lingua italiana. Quando le esigenze di cassa lo suggeriscono il consiglio direttivo può chiedere all’assemblea generale dei soci di esprimersi sull’aumento della  quota sociale o per l’imposizione di una quota straordinaria. La votazione al riguardo è valida se ad essa partecipano i 2/3 dei soci  affiliati. Sono ammesse deleghe fino ad un massimo di tre per socio presente.Il Consiglio può deliberare l’esonero dal pagamento della quota sociale dei soci che abbiano compiuto ottanta anni ed abbiano onorato il club nel corso della loro militanza almeno decennale.

ART.8 – Le “vie di azione”

Le quattro vie d’azione (Azione interna, Azione di pubblico interesse, Azione professionale e Azione internazionale) costituiscono il fondamento teorico e pratico della vita del club.

ART.9 – Commissioni

Le Commissioni si occupano di portare a termine gli obiettivi annuali e a lungo termine del club, in base alle quattro vie d’azione del Rotary. I presidenti (in carica, incoming e designato) devono collaborare tra loro per assicurarne la continuità amministrativa; per questo stesso motivo, ogni qualvolta possibile, i componenti di una commissione devono rimanere in carica per tre anni. Il presidente incoming è comunque responsabile della nomina dei presidenti e dei membri delle commissioni durante il suo anno di servizio e deve riunirsi con le commissioni all’inizio del suo mandato per pianificare insieme le attività del club. Le commissioni ordinarie sono le seguenti:Commissione per l’effettivo – Commissione per le pubbliche relazioni - Commissione per l’amministrazione del club – Commissione per i progetti di servizio – Commissione per la Fondazione Rotary.  Il club può istituire anche altre  commissioni ove ne ravvisi la opportunità. Il presidente del club  è membro di diritto di tutte le commissioni e come tale fruisce di tutti i diritti derivanti da tale partecipazione.

ART.10 – Compiti delle commissioni

I compiti delle commissioni sono determinati e modificati dal presidente in carica in base ai documenti rilevanti del R.I.

1 - Commissione per l’effettivo – E’ incaricata di preparare e mettere in atto piani omnicomprensivi per l’ammissione al club e la conservazione dell’effettivo.

2 – Commissione per le pubbliche relazioni – E’ incaricata di mantenere i contatti con l’esterno e di promuovere i progetti e le attività del club.

3 – Commissione per l’amministrazione del club – E’ incaricata di svolgere attività collegate al funzionamento amministrativo-contabile del club.

4 – Commissione per i progetti di servizio – E’ incaricata della preparazione e messa in opera di progetti educativi, umanitari e di formazione a livello locale e internazionale. In particolare deve fare in modo che i progetti annuali o triennali si svolgano nella sfera dell’azione professionale, dell’azione di interesse pubblico e dell’azione internazionale.5 – Commissione per la Fondazione Rotary – E’ incaricata di sviluppare piani di azione a sostegno della Fondazione Rotary, sia dal punto di vista finanziario che con la partecipazione attiva dei soci ai programmi umanitari. Il presidente di commissione è responsabile del regolare andamento e delle attività della commissione; deve controllarne e coordinarne i lavori e deve comunicare al consiglio le attività svolte. 

ART.11 – Mozioni e Risoluzioni 

Ciascun socio può presentare al Consiglio direttivo una richiesta intesa a promuovere una risoluzione specifica su un determinato problema.  La mozione, se presentata ad una riunione di club, è deferita al consiglio senza discussione. Il consiglio ha facoltà di prendere o non prendere in considerazione la mozione; nel primo caso si pronuncia attraverso una risoluzione  vincolante per tutti i soci.

ART.12 – Sistema di votazione conviviale

In linea di massima ciò che riguarda il club va discusso a voce e le votazioni in conviviale avvengono per alzata di mano. Per taluni argomenti il consiglio direttivo può decidere diversamente. L’elezione del consiglio direttivo  deve sempre avvenire mediante scrutinio segreto.

ART.13 – Gestione finanziaria

L’anno finanziario del club inizia il 1° luglio e termina il 30 giugno; ai fini della riscossione della quota sociale viene diviso in due semestri che vanno rispettivamente dal 1° luglio al 31 dicembre e dal 1° gennaio al 30 giugno. Il pagamento delle quote pro capite (comprensivo degli abbonamenti alla rivista ufficiale) viene effettuato all’Ufficio di Zurigo del Rotary International anticipatamente non più tardi del 10 luglio e del 10 gennaio di ogni anno, in base al numero dei soci. Costituiscono patrimonio del club le entrate straordinarie per eventuali sponsorizzazioni o contributi a qualsiasi titolo ricevuti da enti o privati. Sull’uso di tali somme decide il Consiglio Direttivo in carica al momento in cui l’entrata è acquisita. Costituiscono altresì patrimonio del Club i beni mobili comunque in suo possesso (bandiere; gagliardetti; CD e DVD; diffusori sonori e quant’altro): il prefetto (giusta precedente art.3/comma 6) provvede ad inventariare tali beni ed aggiornare periodicamente l’inventario. Prima dell’inizio di ogni anno rotariano, il consiglio prepara un Piano Direttivo di Club, preventivando le entrate e le uscite per l’anno in questione. Questo preventivo rappresenta il limite massimo di spesa per le rispettive voci, salvo diversa decisione del consiglio. Il preventivo deve essere diviso in due parti: una riguardante l’amministrazione del club, e una riguardante i progetti di volontariato. Analogamente, il Tesoriere depositerà i fondi del club in una banca di sua fiducia suddividendoli virtualmente in due parti: amministrazione del club e progetti di volontariato. Nel corso dell’ultimo trimestre dell’anno i movimenti finanziari del club devono formare oggetto di un’accurata revisione contabile, condotta da una persona qualificata. Tutte le fatture devono essere pagate dal Tesoriere solo dietro approvazione del consiglio direttivo o di almeno due consiglieri. Il codice fiscale del club è 90015640940. Il Segretario avrà cura di indicare alla locale Agenzia delle Entrate la variazione del nominativo del presidente e quant’altro  necessario.

ART.14 – Ordine del giorno nelle conviviali

a) Conviviali per soli soci:

1 – Apertura

2 – Presentazione di eventuali ospiti

3 – Comunicazioni, avvisi e informazioni rotariane     

4 – Eventuali relazioni delle commissioni

5 – Eventuali argomenti non esauriti in precedenza 

6 – Nuovi argomenti

7 – Relazione o presentazione in programma

8 – Chiusura

b) Conviviali con coniuge e festive:   Non si tiene conto dei precedenti punti 4), 5), 6) e 7.

ART.15 – Emendamenti

Ciascun articolo di questo  regolamento può essere oggetto di correzione, modifica o mutamento. Le proposte di emandamento presentate da un socio, o gruppi di soci, o commissioni sono oggetto di riunione ordinaria alla quale sia presente il numero legale, con voto dei due terzi dei soci presenti, purché ogni socio abbia ricevuto comunicazione dell’emendamento proposto almeno dieci giorni prima della riunione. Il regolamento non può essere modificato da emendamenti o aggiunte che siano in conflitto con lo statuto del club o con lo statuto e il regolamento del R.I.

APPROVAZIONE DEL REGOLAMENTO
Nella sua prima formulazione, il presente Regolamento è stato approvato in apposita seduta del Consiglio Direttivo del Rotary Club di Isernia in carica per l’anno rotariano 2010-2011 e sottoposto all’approvazione dell’Assemblea Generale mediante votazione.Il presente Regolamento entra in vigore il 1° gennaio 2011.Copia del Regolamento verrà distribuita a ciascuno dei soci in atto affiliati e farà parte del corredo di materiale da consegnare ai soci di futura affiliazione.